Sistemas de Informaciòn y Sistemas de Informaciòn Administrativos

 

                               Sistema de información (SI)

 Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El sistema de información realiza cuatro actividades básicas:

 

 Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. 

 

Actividades que realiza un Sistema de Información: 

Entradas: 

·         Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

·         Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

·         Facturas (interfase automático).

·         Pagos, depuraciones, etc.

Proceso: 

·         Cálculo de antigüedad de saldos.

·         Cálculo de intereses moratorios.

·         Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento: 

·         Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

·         Catálogo de clientes.

·         Facturas.

Salidas: 

·         Reporte de pagos.

·         Estados de cuenta.

·         Pólizas contables (interfase automática)

·         Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

 

 

Tipos y Usos de los Sistemas de Información 

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1)      Automatización de procesos operativos.

2)      Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

  3)   Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

 

 

Sistemas de Información Administrativa (S.I.A)

Administrar una empresa requiere de una planeación previa del sistema de la empresa, para generar un desempeño eficiente en cuanto a sus necesidades. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará.

Todos los trabajadores efectúan algún tipo de planeación, pero la más definida es la planeación gerencial. Los gerentes en este caso planean la distribución de todos los recursos y que trabajos deben hacer las organizaciones, mientras que el resto del personal (no-gerentes) planean tan solo sus propias actividades.

Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo

a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA:

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que va a ser elaborado.
2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.

 3) Analisis de los problemas en la compañia y posibles actualizaciones tecnologicas.

4) Estudiar la posición estratégica de la compañía.
5) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.
6) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.
7) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.
8) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.
9) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios. 
10) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA. 
11) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
12) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.

 

Objetivos de planeación del SIA

La planeación de objetivos, exige buscar y seleccionar los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo eficientemente, esta debe ser útil y solo comenzar cuando los objetivos hayan sido correctamente escogidos. La función de planeación de sistemas consiste en examinar los subsistemas propuestos en función de lo que requiere la planeación, y su fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden correcto de acuerdo al desarrollo.

 

Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:

 -Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en    las líneas organizacionales.

  -Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.

-Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.

-Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento.

-Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.

-Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, interorganizacionales y que abarquen toda la empresa.

-Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:

-Que el S.I.A. forme parte del plan estratégico de la compañía

-Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.

 

 

Diseño conceptual de un S.I.A. 

El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por tanto el diseño conceptual nos permite examinar varios diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo.

El diseño conceptual consta de cuatro fases:
Desarrollo de las especificaciones del desempeño: Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema.

Análisis de los sistemas: se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su proceso de decisión, el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente.
Análisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de información administrativa.

 

Selección del diseño conceptual entre las opciones desarrolladas

El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisión y aprobación. Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza un proceso el cual es:

-Preparación de los miembros de una organización para el cambio

-Estudio de las características de la compañía y de la industria

-Estudio de la organización de la compañía y estructura de la decisión

-Identificación de los problemas de la compañía

-Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales

-Determinación de las necesidades de información

-Determinación de las fuentes de información

 

Documentación del diseño conceptual

Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.
Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio u organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo.